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RPAとは

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、パソコンを使った事務処理を自動化するためのソフトウェアです。
パソコンで事務担当者が日常的に行なっている、面倒な作業や、繁閑の差が激しい作業などを、部分的にソフトウェアで自動的に処理させるもので、いわばアシスタントロボットを配置させるようなものです。
労働力不足の中、人がやるべき業務に集中するための有効な手段として注目を集めています。
 

人が行うパソコン業務における手作業を代行する
ソフトウェアロボット(=デジタルアシスタント)

RPAの特長

パソコン業務を代行

どの会社にも必ずあるパソコンを使った業務。通常は人が行うこれらの業務を、パソコン上でRPAロボットが代行します。新たなシステムを構築せず、今ある機器環境を使ってそのまま業務をロボットが自動的に実行します。事務業務の処理時間を減らし、生産性を高めることができます。

休み無く稼働

ロボットは24時間365日、指定した時間に指示したタイミングで休みなく作業し続けます。これまで業務時間外に行われていたような前処理などの煩わしさから解放されます。ロボットが働いてくれる間、人はより生産的な業務に集中することができるのです。

ミスゼロ

RPAロボットは処理の手順を決められた通りに実行しますので、人が行う作業のように間違いがありません。
貴社サービスの品質を向上させることができるのはもちろん、人がミスをしないための精神的な負担も軽減することができます。

簡単に作れる

大掛かりなシステム開発のような、長期的な開発手順を踏まないため、早期に運用効果を得られます。
ただし、RPAには2種類あります。ロボット作りをエンジニアが行うか、業務部門(現場)で行うか、の2種類です。対象業務の規模や範囲の大きさによって、適したRPAを選択することが必須となります。

RPAでできること

業務ではなく作業で考える

会社により、部門により、部署により、業務の内容は千差万別です。しかし、それらの業務を構成する作業という点ではどうでしょうか。多くの業務はこの図にあるような作業の組み合わせで構成されているのではないでしょうか。
RPAが「各業務」に適用できるかではなく、各業務を構成している「作業」ができるかどうかに着目して、適用範囲を検討することでその効果を最大化することができます。

RPAが役立つ!

月末に行っている請求書処理業務
毎週発生する営業報告レポート
従業員の勤怠管理

 
Office系ソフトやメール、プリンター、基幹システム等の様々なシステムを横断して操作を自動実行してくれるのが大きな特徴です!!
 
上記の他、人間の判断を必要としないPC
※事前にRPAに動作を覚えさせる必要があります。
高度な判断を必要としないルーチンワークを人間がする必要がないので、クリエイティブなことに時間を割くことができます。また、単純作業から開放されるので、精神的負担が解消されるといったメリットがあります。

 
 

エクセルからエクセルへの転記

多くの業務で見られる「エクセルを加工」「エクセルからの別のエクセルへの転記」といった、エクセルファイルを使って何らかの処理を行うものは、RPAの自動化で典型的なものといえます。
マクロで自動処理する方法もありますが、ブラックボックス化してしまい、エラーを改修もできず放置といった問題がありますが、RPAなら処理内容が見えるので安心です。

メールから社内システムへ登録

多くの企業では、メールからの受注や各種指示を受けて、社内の受注管理システムや基幹システムへ登録するという処理が発生しています。
RPAが自動でメールの送信者や内容を判断して、その発注内容や指示内容をシステムに転記します。
社内のシステムはサーバーシステムやクラウドシステムでも可能です。

エクセルからシステムへ登録

社内の各種管理データ、業務利用のファイルに記載されている内容を元に、社内の各種システムへ登録したり、照合したりする作業も自動化できます。
例えば、業務で使用する報告書や管理シートで計算された結果を、業務管理システムに登録するような作業が考えられます。経費精算などの申請処理などがそういった作業にあてはまるでしょう。

ネットの情報をエクセルの集計表へ

インターネット上にある情報を収集したり、クラウドサービスで表示される情報を取り込んで、エクセルなどで集計表を作成したり定期報告用のレポートを作成したりする業務も自動化できます。
例えば、ネット広告のレポーティングや求人サイトの対応、売上管理表の更新などが、あてはまると考えられます。

CSVデータを加工してエクセル表に

基幹システム等からCSV形式でダウンロードしたファイルを加工して管理表を作成したりする業務はありませんか。
システムから出力されるデータは定型的なものなので、その中から一部のデータを抜き出して集計表に貼り付けたり、CSVを編集して見やすいエクセル表にして保存したりする業務は多くの場面で発生すると思います。
そうした処理を担当者が会社に来る前に自動で処理できたら楽ですよね。

システムから出力したPDFをメールで送信

何らかの管理システムからPDFで出力された書類を一時的に保存し、メールに添付して、あて先を設定して、宛名や本文を入力して、CCに同僚のアドレスを設定して、ようやく送信。といった処理も、システムから出力される場所(フォルダ)を決めておき、取引先ごとに送信先や本文を決めておけば、RPAで自動化可能です。
RPAによる自動化プロセス自体が業務手順を見直したり整理したりするチャンスでもあります。

パソコンで実施している業務のうち
人がその都度属人的に判断しなければいけない複雑な分岐でなければ、
本的に自動化は可能です。
さらに、RPAと人がハイブリッドで業務をおこなえば
対象となる業務は無限に広がります。

現状のRPAの課題

日本国内だけでも数百のRPAが存在していると言われています。しかし、そのどれもが高額という特徴があります。RPAが世の中に浸透するにつれ、少しずつ値段が下がってきていますが、中小企業の方が気軽に利用する程にはなっていないのが現状です。
操作に関してもプログラミング知識が必要であるものや、海外製品に関しては日本語表記ではないものも存在します。

RPA選定のポイント

全ての業務を対象にしない

RPAはあくまで生産性向上のためのツールです。
今やっているパソコンで作業を部分的にロボットに任せることで、人間の生産性を高めることを目的にしましょう。
対象業務を丸ごと無くしたり、工程を変更したりすることを直接的な目的にすると、プロジェクト規模が大きくなり、なかなか前に進みません。
予算も規模も小さくスタートするのが望ましいと言えます。

対象システムが限定されない

たとえ今自動化したい業務が特定されていたとしても、それ以外の業務を自動化しないという手はありません。
より多くの業務をロボットに任せていく中で、徐々に対象となる業務、対象となるシステムが広がってくることを考慮しなければなりません。
特に、サーバー内の基幹システムや、他社の社内にあるシステムにリモートでアクセスしているような場合は要注意です。
あらかじめ対象となりそうなシステムがどの程度あるか確認しておきましょう。

ノンプログラミング ≠ 現場向け

プログラムが不要だからといって、専門的な知識を持った技術者が不要というわけではありません。
多くのRPAはシステム開発の過程で行うテスト工程を自動化させることを当初の目的としていたため、その機能や画面はエンジニア向けのものとなっており、一般的な事務担当者が一人でロボット作成を完成させられるものではありません。
誰がどのようにロボットを作り運用するかといった社内体制や、変化する業務内容に柔軟に対応できるかといった機能面や操作感を考慮しなければなりません。

システム導入でなく引き継ぎ

RPAの導入は「新たなシステム導入」と思われがちですが、実は違います。
今やっている業務を一部ロボットに引き継ぎするようなイメージで捉えると、継続的な取り組みとなり、長期的な効果が見込めます。常に変化する業務に柔軟に対応した自動化を、RPAの柔軟な運用によって実現しましょう。

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